Praca zdalna na czas kwarantanny: najważniejsze narzędzia do pracy zdalnej

Koronawirus, który siejąc panikę wdarł się do Europy, wymusza od zarządów firm szybkie reagowanie na nowe zjawisko. Wiele z przedsiębiorstw, w których jest to możliwe, zdecydowało się na oddelegowanie pracowników do domów, by tam, w sposób zdalny, świadczyli usługi na rzecz pracodawcy. Pozwala na to ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Od dwóch tygodni zespół TemplateMonster pracuje zdalnie. Korzystamy z narzędzi do komunikacji i współpracy zostając w swoich domach. Oprócz wspólnej porannej kawy, nic nie straciliśmy. A zyskaliśmy pewność, że nawet w warunkach pandemii nadal jesteśmy zgranym zespołem, który każdego dnia podejmuje nowe wyzwania i zwinnie realizuje nieszablonowe projekty.

praca zdalna 01

W sytuacji, kiedy firma podejmie decyzję o konieczności oddelegowania części pracowników na tryb pracy zdalnej, musi w pierwszej kolejności przygotować odpowiednie narzędzia i infrastrukturę (m.in. usługi VPN). Jest to szczególnie ważne z uwagi na konieczność zachowania ciągłości obsługi klienta, dobrej komunikacji i współpracy zespołów. Podstawowymi narzędziami potrzebnymi do efektywnego i prostego przejścia w tryb pracy home office są nowoczesne rozwiązania, które:

  • posiadają funkcje tworzenia i współdzielenia dokumentów online;
  • udostępniają możliwość przechowywania plików i dokumentów w chmurze;
  • zapewniają swobodną komunikację pomiędzy pracownikami.

Poniżej znajdziesz opisane narzędzia i aplikacje wspierające pracę zdalną w biznesie oraz administracj

Praca zdalna: narzęzia i aplikacje

Brainstorming i planowanie

  • A Web Whiteboard- intuicyjna aplikacja tablicy online, która ułatwia rysowanie, współpracę i udostępnianie
  • Batterii - Zamiast pracować nad Batterii łączy wiele funkci takich narzędzi, jak Pinterest, Dropbox i Powerpoint w jednym miejscu.
  • Cardboard - wygodne narzędzie do User Story Mapping.
  • Coggle - prosty sposób tworzenia pięknych notatek/pomysłów i udostępniania ich innym osobom.
  • Conceptboard - narzędzie do przenoszenia projektów od wstępnego pomysłu do ostatecznego zatwierdzenia.
  • Dropbox Paper - typ dokumentu, w którym zespoły mogą tworzyć razem w jednym miejscu.
  • Groupboard - oprogramowanie do współpracy w zakresie tablic i konferencji internetowych do celów nauczania online.
  • GroupMap - skuteczny sposób do planowania, burzy mózgów, dyskusji i decyzji.
  • IdeaBoardz - narzędzie to, umożliwia zespołom wspólną burzę mózgów, zbieranie danych wejściowych, refleksję i retrospekcję.
  • iObeya - cyfrowe zarządzanie wizualne zaprojektowane zgodnie z zasadami Lean i Agile.
  • Kumu - ułatwia porządkowanie złożonych danych w mapy relacji, które są piękne i przyjemne w użyciu.
  • Limnu - tablica online, gdzie można szkicować i udostępniać.
  • MeetingSphere - to oprogramowanie do współpracy, które angażuje ludzi. Uczestnicy dzielą się tym, co naprawdę myślą, ustalają priorytety tego, co ważne, i pracują razem, aby uzyskać wyniki. Dokumentacja w programie Word jest automatyczna.
  • Miro - współdzielenie i wspólna edycja wielu form wizualizacji wiedzy.
  • Mixed - tablica w czasie rzeczywistym i narzędzia do współpracy dla rozproszonych zespołów.
  • Mural - cyfrowy obszar roboczy do współpracy wizualnej.
  • NoteApp - prosty, intuicyjny interfejs do przenoszenia karteczek w czasie rzeczywistym.
  • Popplet - to narzędzie do rejestrowania i porządkowania pomysłów.
  • Post-it Plus App - aplikacja do tworzenia notatek, organizowania ich, a następnie udostępniania wszystkim.
  • Scribblar - Tablica do współpracy i nauki online.
  • Scribble - Scribble dodaje natychmiastową wspólną tablicę do każdego połączenia.
  • Stormboard - narzędzie do generowania pomysłów, a następnie do ustalania priorytetów, organizowania i udoskonalania tych pomysłów.
  • Twiddla - tablica online do oznaczania stron internetowych, grafik i zdjęć lub samodzielnego rysowania.
  • Web Whiteboard - prosty sposób na natychmiastowe rysowanie i pisanie razem online. Wystarczy utworzyć tablicę online za pomocą jednego kliknięcia i udostępnić ją na żywo, wysyłając link do osób.
  • Whiteboard Fox - intuicyjna wirtualna tablica.
  • Ziteboard - to lekka witryna z tablicą, która działa na dowolnym urządzeniu.

Budowanie zespołu

  • Blueboard - platforma uznawania i motywowania pracowników oparta na nagrodach, zachętach i prezentach od jedynych w swoim rodzaju po niepowtarzalne doświadczenia.
  • Bonusly - popraw zaangażowanie pracowników dzięki Bonusly, sprawdzonemu rozwiązaniu w zakresie uznawania i nagradzania.

praca zdalna 02

  • Cobudget - ułatwia organizacjom i grupom alokację funduszy w sposób wspólny i przejrzysty.
  • Kudobox.co - narzędzie do podziękowań.

Estymowanie

Podejmowanie decyzji

  • The Decider - przed podjęciem grupowej decyzji odpowiedz na kilka prostych pytań.
  • Delegation Poker - ustalenie na jakim poziomie decyzyjność i odpowiedzialność są pomiędzy managmentem a zespołem. Przez to ćwiczenie można zbadać dojrzałość, świadomość i sposób podejmowania decyzji.
  • Ideation360 - zbieranie idei, współpraca nad nimi, zbieranie informacji zwrotnej i wybieranie najlepszych.
  • Kialo - platforma do debatowania nad przyczynami.
  • Loomio - współpraca i podejmowanie wspólnie decyzji tak aby każdy był usłyszany i każdy czuł się bezpiecznie.
  • Yabbu - zaangażuj uczestników, podejmuj decyzję i oszczędzaj czas podczas spotkań zdalnych.

Dokumentowanie

  • Confluence - wiki ze stajni Atlassiana, dobra integracja z Jira itp.
  • Google Docs - współpraca nad jednym dokumentem przez wielu użytkowników oraz dostęp z wielu urządzeń.
  • Microsoft 365 - platforma zapewnia wszystkie narzędzia, których potrzebujesz do pracy w dowolnym miejscu, dowolnym momencie i na dowolnym urządzeniu.
  • Guru - narzędzie wspierające gromadzenie wiedzy z rozmów na Slacku.
  • Miro - współdzielenie i wspólna edycja wielu form wizualizacji wiedzy.
  • Nuclino - proste budowanie bazy wiedzy przez zespoły.
  • Slite - prosty system tworzenia notatek, budowania wiki, pozwalający na wspólną pracę nad dokumentacją.
  • Tettra - zbieranie i dzielenie wiedzy jako wiki dla całej organizacji.

Komunikatory

  • Skype - umożliwia prowadzenie rozmów za pomocą kamerki internetowej, przesył plików oraz wysyłanie wiadomości tekstowych.
  • Slack - komunikator tekstowy oraz głosowy zawierający zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Slack daje również możliwość wysyłania plików multimedialnych.

praca zdalna 04

  • Zulip - łączy bezpośredniość czatu w czasie rzeczywistym z modelem wątków e-mail. Dzięki Zulip możesz śledzić ważne rozmowy, ignorując nieistotne.
  • Rocket.chat - Narzędzie umożliwia komunikację przy użyciu trzech różnych rodzajów kanałów: publicznego, prywatnego i rozmowy 1:1.

Mind Mapping

  • Canva - gotowe szablony i proste narzędzia do przeciągania i upuszczania, które pomoże Ci stworzyć idealną mapę myśli.
  • Edraw Max - kompleksowe oprogramowanie do tworzenia diagramów, które może uprościć tworzenie ponad 200 rodzajów diagramów, takich jak prezentacje biznesowe, plany budowlane czy mapy myśli.
  • XMind - w pełni funkcjonalne narzędzie do mapowania myśli i burzy mózgów, zaprojektowane w celu generowania pomysłów, inspirowania kreatywności, zapewnia wydajność zarówno w pracy, jak i życiu.
  • XMind for Mobile - aplikacja do tworzenia map myśli na urządzeniach mobilnych.
  • MindMeister - narzędzie online do mapowania myśli, które pozwala rejestrować, rozwijać i udostępniać pomysły w formie wizualnej.
  • MindMup - łatwe w użyciu narzędzie do mapowania myśli, które umożliwia zapisywanie plików na dysku Google bez żadnych kosztów.
  • MindNode - pozwala rejestrować, organizować, stylizować i dzielić się swoimi przemyśleniami.
  • Scapple - to wirtualny arkusz papieru, który pozwala robić notatki w dowolnym miejscu i łączyć je za pomocą linii lub strzałek.

Usprawnienie procesu/Retrospekcje zespołu

Feedback

  • Beekast - dynamiczne oprogramowanie do prezentacji, integrujące przestrzeń do prawdziwych dyskusji i działań, generujące pomysły i ułatwiające podejmowanie decyzji.

praca zdalna 01

  • Elin - analizując komunikację w zespole i uzyskując przydatne informacje na temat budowania kultury o dużym zaangażowaniu.
  • 15Five - wykorzystuje sprawdzone metody rozwoju pracowników, które napędzają rozwój firmy.

Video konferencje

  • Zoom - to platforma do wideokonferencji dająca m.in. możliwość udostępniania ekranu i nagrywania spotkań.
  • Appear - łatwa w obsłudze aplikacja umożliwiająca prowdzenie rozmów wideo, udostępnianie publpitu, czat.
  • BlueJeans - narzędzie do prowadzenia video konferencji.
  • Hangouts Meet - narzędzie Google do spotkań online w czasie rzeczywistym. Za pomocą przeglądarki udostępnij swoje wideo, pulpit i prezentacje członkom zespołu i klientom.
  • Whereby - elastyczne narzędzie do spotkań wideo w przeglądarce - bez pobierania i logowania dla gości.
  • Skype - umożliwia prowadzenie rozmów za pomocą kamerki internetowej, przesył plików oraz wysyłanie wiadomości tekstowych.

Wystawianie faktur online - Fakturowania

Z klientami można rozliczyć się również dzięki oprogramowaniu, które będzie dostępne online i do którego będą miały dostęp wybrane osoby. Dzięki temu nie musisz być w biurze, żeby wystawić i wysłać fakturkę. Sprawa dość prosta i oczywista. Ze swojej strony mogę rekomendować Fakturownię. To polskie (a ważne, żebyśmy się teraz wspierali) i stosunkowo tanie rozwiązanie.

Zdalnie zarządzanie komputerem

  • Pulpit zdalny Chrome. Kolejna, bardzo pomocna aplikacja od Google pozwala na bezpieczne zarządzanie dowolnie skonfigurowanym komputerem, tak jakbyś tam była/był. Dzięki temu można wykonać dowolną czynność, nie ma praktycznie żadnych ograniczeń. Całość działa bardzo sprawnie. Jeśli boisz się, że coś istotnego zostało na komputerze, to w dowolnej chwili możesz na niego wejść i samemu to do siebie przesłać 😉 Wcześniej nie wspomniałem, że jeszcze jednym wymaganiem jest posiadanie zainstalowanej na komputerze przeglądarki Chrome, ale dzisiaj to już chyba standard.
  • TeamViewer. Program idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej część lub cały zespół przebywają poza siedzibą firmy. To rozwiązanie pozwoli na zachowanie dostępu do sprzętu służbowego nawet w przypadku problemów technicznych, pozwalając m.in. zdalnie naprawić problem techniczny, zainstalować nowe oprogramowanie (np. Firmowy VPN) czy wpisać hasło administratorskie.

 

A Wy z jakich narzędzi ułatwiających pracę zdalną korzystacie? Które z nich szczególnie polecacie? Czekamy na Wasze komentarze na blogu oraz Facebooku!

 


Czytaj także

TemplateMonster wspiera wszystkich, kto pracuje zdalnie z powodu COVID-19

Jak stworzyć stronę www skutecznie zdobywającą klientów?

Bootcamp, kursy wideo oraz studia czyli jaka forma nauki programowania jest lepsza



W branży IT od 8 lat. Fan nowych technologii webowych, web designu oraz rozwiązań użytecznych i funkcjonalnych. W praktyce: marketer, DJ, blogerka. W wolnym czasie wspiera inicjatywy propagujące wiedzę z dziedziny SMM i rozwija swoją miłość do crossfitu.