Webinar: co musisz wiedzieć, by go zorganizować

Według badań 80% liderów marketingu i sprzedaży uważa webinary za najlepszy sposób na generowanie wysokiej jakości leadów. Nic dziwnego - ciężko znaleźć inną formę content marketingu, która powodowałaby takie samo zaangażowanie. Webinary stanowią doskonałe narzędzie do budowania społeczności dzięki interakcji z uczestnikami oraz ściśle określonej tematyce. Dzięki nim uzyskasz również wartościową bazę odbiorców, którą możesz skutecznie wykorzystać w swoich działaniach email marketingowych. Sprawdź, jak zorganizować skuteczny webinar. 

Czym różni się webinar od innych form prezentacji wideo?

Webinar to nic innego jak internetowe seminarium, które odbywa się w czasie rzeczywistym na specjalnie przygotowanej do tego celu platformie. Może wyglądać dokładnie tak samo jak live na Facebooku czy Instagramie, decyzja o jego formie należy do Ciebie. Jednakże pomimo wielu podobieństw, webinar będzie lepiej konwertującą formą komunikacji wideo niż social media.

Pewnie zastanawiasz się teraz, dlaczego? Otóż, przede wszystkim dlatego, że webinary zwykle poprzedzone są rejestracją. Dzięki niej zbierzesz dane uczestników, które wykorzystasz w personalizowanych kampaniach email marketingowych.  

Jak zorganizować webinar

Dokładnie zaplanuj webinar

By webinary były skuteczne, muszą spełniać założony przez Ciebie cel biznesowy. Celem może być na przykład: pozyskanie nowych klientów, budowanie świadomości marki, budowa bazy mailingowej czy szkolenie klientów z usługi lub produktu. Przygotowując webinar każdorazowo skupiaj się na pojedynczym celu. Nie zapominaj, że webinar jest formą dzielenia się wiedzą na odległość, a więc uczestnicy na pewno będą od Ciebie oczekiwać merytorycznych treści.

Webinar możesz udostępniać za darmo lub za opłatą. Weź to pod uwagę, planując budżet na realizację oraz promocję wydarzenia. Zastanów się, czy chcesz promować webinar organicznie czy w kampaniach płatnych. To również dobry moment, by pomyśleć nad tym, czy webinary mają być organizowane cyklicznie w przyszłości.

Skąd czerpać inspiracje?

Zapisz się na webinary organizowane przez inną firmę lub posłuchaj nagrań dostępnych na YouTube. Zobacz, jak prowadzone są za granicą. Zwróć uwagę na to:

  • jak się zaczynają, a jak kończą;
  • jakie tematy poruszają;
  • w jaki sposób prowadzący przedstawiają swoje treści. 

Na koniec zastanów się, jakie spotkanie Ty chcesz stworzyć dla swoich odbiorców. Ustal tematykę webinaru i zadecyduj, kto będzie prowadzącym. Temat powinien być interesujący dla grupy docelowej. Jeśli Twoja firma jest ekspertem w jakiejś dziedzinie, to stwórz godzinne spotkanie online, w którym podzielisz się doświadczeniem i bezcenną wiedzą. Takie spotkanie wzbudzać będzie największą ciekawość. 

W jaki dzień najlepiej prowadzić webinar?

Przyjmuje się, że najlepsze dni na webinar to środa i czwartek, gdyż wtedy uczestniczy w nich najwięcej osób. Nie sugeruj się jednak zawsze tą informacją. Wykorzystaj Google Analytics, który podpowie Ci, w jakim czasie występuje największy ruch na Twojej stronie. Sprawdź też wyniki otwarć Twoich kampanii email marketingowych. Analiza statystyk zbieranych przez Ciebie w różnych miejscach w sieci da Ci znacznie dokładniejsze dane, z których grzechem jest nie skorzystać.

Zadbaj o właściwą promocję wydarzenia

Stwórz formularz rejestracyjny w platformie do prowadzenia webinarów oraz zaplanuj jego promocję w różnych kanałach komunikacji. Nieocenione w tym będą fora tematyczne oraz grupy w social mediach, zrzeszające użytkowników o podobnych zainteresowaniach. Tym sposobem dotrzesz do dużej liczby osób i zwiększyć szansę na pozyskanie wartościowych adresów mailowych do Twojej bazy.

Jeżeli celem webinaru nie jest pozyskiwanie adresów samo w sobie, lecz np. prezentacja nowego produktu, wykorzystaj email marketing czy kampanie sms. Wyślij wiadomość do swoich odbiorców, umieszczając link do formularza. Przedstaw krótko informacje o prowadzącym oraz korzyści wynikające z uczestnictwa w webinarze.

Dlaczego powinieneś skupić się na email marketingu jako źródle uczestników?

Statystyki nie kłamią 🙂 Email jest źródłem aż 57% rejestracji na webinary.

Pamiętaj, by po stworzeniu formularza od razu ustawić autoresponder po zapisie na webinar, w którym podziękujesz za zapis, przypomnisz o terminie oraz podasz link umożliwiający w przyszłości wejście do pokoju webinarowego. 

Pamiętaj o działaniach promocyjnych w social media, wykorzystując w tym celu Facebook, Instagram czy LinkedIn. Zaproszenia na webinar przekazuj również bezpośrednio przez przedstawicieli firmowych. Jeżeli posiadasz własną stronę internetową, umieść informację o webinarze w widocznym miejscu lub stwórz landing page, na którym podasz szczegóły wydarzenia.

Przygotowując grafiki promujące webinar umieść na nich wizerunek osoby prowadzącej, podaj temat oraz termin spotkania. W opisie wydarzenia umieść informację w punktach o tym, czego uczestnicy dowiedzą się podczas webinarium.

Ile czasu powinna zająć promocja wydarzenia?

Nie ma większej różnicy, czy promujesz webinar przez 4 czy przez 6 tygodni, gdyż najwięcej osób rejestruje się w ostatnim tygodniu przed startem. Jeżeli webinar będzie jedynym wydarzeniem, na jakie prowadzisz zapis w danym czasie, zacznij działania promocyjne mniej więcej tydzień lub dwa przed terminem jego realizacji. Zaplanuj wysyłkę około 3 wiadomości mailowych. Jedna do całej bazy, jedna do grupy odbiorców, którzy otworzyli wiadomość, lecz nie zapisali się na webinar. Ostatnią wiadomość wyślij tuż przed rozpoczęciem webinaru również do segmentu, który finalnie nie zarejestrował się na wydarzenie. Bardzo często to właśnie po ostatniej wiadomości do webinaru dołącza najwięcej osób. Wykorzystaj to 🙂

Aby zwiększyć liczbę zapisów, przygotuj specjalną ofertę wyłącznie dla uczestników webinaru. Za rejestrację zaproponuj bezpłatnego ebooka, krótkie indywidualne konsultacje z ekspertem czy wysoki rabat na produkt bądź usługę. Wypróbuj hasło: “Zarejestruj się i otrzymaj poradnik gratis!”.

Możesz również pozytywnie zaskoczyć odbiorców promocją, którą udostępnisz w określonym czasie spotkania. Jeżeli celem głównym Twojego webinaru nie jest sprzedaż, a edukacja uczestników, to udostępnij im mailowo nagranie z webinaru, aby mogły je obejrzeć również osoby, którym nie udało się pojawić na spotkaniu.

Przedstawiamy Ci przykładowy schemat kampanii email marketingowych promujących webinar:

  • tydzień przed webinarem wyślij wiadomości e-mail do całej lub wybranej bazy odbiorców,
  • 3 dni przed wyślij e-mail do tych osób, którzy nie otworzyli poprzedniej wiadomości. Wybierz inny temat wiadomości,
  • 2 dni przed: jeszcze jeden list do tych, którzy do tej pory nie przeczytali żadnej z Twoich wiadomości,
  • 1 dzień przed: e-mail z przypomnieniem dla zapisanych,
  • ostatnie przypomnienie wyślij 1 godzinę przed wydarzeniem.

Nie zaczynaj spotkania bez gotowego scenariusza!

Nawet jeśli czujesz się ekspertem, przygotuj scenariusz lub krótki konspekt w formie punktów do omówienia. Unikniesz w ten sposób wpadki, kiedy rozproszą Cię ewentualne pomyłki techniczne lub komentarze uczestników. W trakcie webinaru oprócz standardowych prezentacji w PowerPoint wykorzystaj animowane obrazki czy wykresy.

Pozwól odbiorcom aktywnie uczestniczyć na czacie. Jest on dostępny na niemal każdej platformie do webinarów. Być może będą mieli  pytania lub wątpliwości, które warto rozwiać, by uniknąć nieporozumień. Twój webinar obejmuje dużą liczbę uczestników? Zadbaj o to, by jedna osoba zajmowała się moderacją na czacie lub ogłoś na początku, że na wszystkie pytania pojawiające się w tym miejscu odpowiesz np. w ciągu 24 h po zakończeniu wydarzenia.

Na początku webinaru zapytaj uczestników, czy dobrze Cię słychać. Nie czekaj na spóźnialskich. Szanuj czas osób punktualnych, zaczynając webinar o czasie. Możesz się krótko przedstawić i dać uczestnikom zajawkę tego, czego mogą się spodziewać podczas spotkania lub już na początku wspomnieć o promocji czy rabacie, jeśli masz je przygotowane.

Wykorzystaj zebrane dane

Jeżeli celem webinaru jest pozyskanie bazy newsletterowej, to umieść o tym wyraźną informację na samej górze formularza: Zapisz się do newslettera i weź udział w darmowym webinarze.

Listę osób uczestniczących w webinarze możesz wykorzystać do promocji przyszłych wydarzeń lub kampanii produktowych. Poza  informacjami, które odbiorcy podali Ci podczas rejestracji, dowiesz się również, czym się interesują. Oczywiście dzięki określonej tematyce webinaru 🙂 A to zawsze można wykorzystać w przyszłych kampaniach.

Poproś o feedback

Po zakończonym spotkaniu wyślij wiadomości z podziękowaniem za uczestnictwo w webinarze oraz dostępem do nagrania lub innych treści, które zostały im obiecane. Dołączając materiały do wiadomości, spraw by się w niej wyróżniały (przycisk CTA, materiał wideo, zdjęcie). Dzięki temu otrzymasz statystyki dotyczące otwieralności plików czy liczby odtworzeń nagrania.

Wiadomość wysyłana po webinarze jest również dobrym momentem na prośbę do uczestników, by podzielili się z Tobą opinią o wydarzeniu. Możesz przesłać im krótką ankietę z gotowymi pytaniami oraz możliwością ich skomentowania. Taką ankietę możesz przeprowadzić również w naszym narzędziu jeszcze w trakcie prowadzenia webinaru lub tuż przed jego zakończeniem. Inną dostępną opcją jest przekierowanie uczestników na stronę z ankietą zaraz po zakończeniu webinaru.

Bądź otwarty na krytykę. Zapewniaj klienta, że chcesz świadczyć mu coraz lepsze usługi w przyszłości. Postaraj się, aby uczestnicy webinaru chcieli Cię polecić innym i bądź wdzięczny za ich feedback.

Wyciągaj wnioski i optymalizuj

Standardowo, aby widzieć efekty swojej pracy, musisz dokonać analizy przeprowadzonych działań, pamiętając, jaki był cel Twojego webinaru. Większość platform do webinarów udostępnia statystyki. Najczęściej dowiesz się z nich, ile osób uczestniczyło w webinarze, jaka była średnia długość ich obecności na spotkaniu oraz kto na nim był (dane będą pochodzić z liczby logowań uczestników zarejestrowanych).

Ustal, jakie wskaźniki efektywności są dla Ciebie najbardziej znaczące i regularnie poddawaj je analizie. Może to być liczba uczestników, unikalne wejścia na webinar, zakupy po wydarzeniu lub liczba wypełnionych ankiet.


Czytaj również:

5 narzędzi SEO, z których powinieneś korzystać w 2020 roku!

Optymalizacja SEO Strony internetowej w 7 łatwych krokach

Odpowiedzi na 7 pytań o SEO które musisz poznać



W branży IT od 8 lat. Fan nowych technologii webowych, web designu oraz rozwiązań użytecznych i funkcjonalnych. W praktyce: marketer, DJ, blogerka. W wolnym czasie wspiera inicjatywy propagujące wiedzę z dziedziny SMM i rozwija swoją miłość do crossfitu.